Tratamiento de Datos Personales

1. Finalidades del tratamiento

En EUROCONGRES tratamos la información que nos facilitan las personas interesadas con diferentes finalidades. A continuación se describen cada una de las finalidades según el tratamiento de datos realizado:

• Tratamiento de imágenes con fines promocionales: tratamos la información que nos facilitan las personas interesadas con el fin de realizar la captación, difusión y cesión de imagen y/o vídeo con fines promocionales para su publicación en Internet (redes sociales, plataformas de video y sitios web), en las publicaciones de la entidad y del congreso y otros medios de comunicación.
• Tratamiento de los datos de ponentes/conferenciantes: tratamos la información que nos facilitan las personas interesadas con el fin de gestionar su participación en el congreso, incluyendo la publicación de su nombre, cargo, imagen, biografía y ponencia en el programa oficial, la página web y las redes sociales del evento. Asimismo, los datos se utilizarán para la gestión administrativa y logística asociada (desplazamientos, dietas, alojamiento, facturación, certificados, etc.), así como para la difusión del congreso mediante la captación de imágenes y vídeos que podrán ser publicados en medios propios de la entidad y del congreso.
• Tratamiento de los datos de congresistas/inscritos profesionales: tratamos la información que nos facilitan las personas interesadas con el fin de gestionar su inscripción y participación en el congreso, emitir acreditaciones, certificados de asistencia y facturas, así como remitir comunicaciones informativas y organizativas relacionadas con el evento y mantenerle informado sobre futuros eventos que puedan ser de su interés. Asimismo, se podrán utilizar sus datos para el control de acceso, la seguridad del evento y la captación de imágenes con fines informativos o promocionales en medios propios del congreso o de la entidad organizadora.
• Tratamiento de los datos de invitados al congreso: tratamos la información que nos facilitan las personas interesadas con el fin de gestionar su acceso al evento. También podrán captarse imágenes generales del evento con fines informativos o promocionales, que podrán ser publicadas en los canales propios de la entidad organizadora y del congreso.
• Tratamiento de los datos recogidos en el formulario de inscripción de la web: tratamos la información que nos facilitan las personas interesadas con el fin de realizar la gestión de la inscripción al congreso, así como remitir comunicaciones informativas y organizativas relacionadas con el evento y mantenerle informado sobre futuros eventos que puedan ser de su interés.
• Tratamiento de los datos recogidos en el formulario de alojamiento de la web: tratamos la información que nos facilitan las personas interesadas con el fin de realizar la gestión y reserva del alojamiento.
• Tratamiento de los datos recogidos en el formulario de contacto de la web: tratamos la información que nos facilitan las personas interesadas con el fin de atender su solicitud.
• Tratamiento de los datos recogidos en los formularios de patrocinio/colaboración de la web: tratamos la información que nos facilitan las personas interesadas con el fin de atender sus solicitudes de reserva de stand, patrocinio y de servicios y complementos adicionales.
• Tratamiento de los datos para el ejercicio de los derechos de los interesados: tratamos la información que nos facilitan las personas interesadas con el fin de gestionar y atender las solicitudes de los interesados en el ejercicio de los derechos establecidos en la normativa de protección de datos.

No se van a tomar decisiones automatizadas en base a los datos proporcionados. En el caso de que no facilite sus datos personales, no podremos cumplir con las finalidades descritas.

2. ¿Por cuánto tiempo conservaremos sus datos?

Cada tratamiento de datos tendrá un tiempo de conservación específico, que se detalla a continuación:

• Imágenes con fines promocionales: mientras el interesado no solicite la supresión de los mismos.
• Ponentes/conferenciantes: mientras no soliciten su supresión, y en su caso, durante el tiempo necesario para el desarrollo del congreso y los años necesarios para cumplir con las obligaciones legales.
• Congresistas/inscritos profesionales: mientras no soliciten su supresión, y en su caso, durante el tiempo necesario para el desarrollo del congreso y los años necesarios para cumplir con las obligaciones legales.
• Invitados al congreso: mientras no soliciten su supresión, y en su caso, durante el desarrollo del congreso y los años necesarios para cumplir con las obligaciones legales.
• Formulario de inscripción de la web: mientras no soliciten su supresión, y en su caso, durante el desarrollo del congreso y los años necesarios para cumplir con las obligaciones legales.
• Formulario de alojamiento de la web: mientras no soliciten su supresión, y en su caso, durante el tiempo necesario para la gestión de su solicitud y los años necesarios para cumplir con las obligaciones legales.
• Formulario de contacto de la web: durante el tiempo necesario para resolver las solicitudes, mientras no soliciten su supresión.
• Formularios de patrocinio/colaboración: mientras no soliciten su supresión, y en su caso, durante el tiempo necesario para la gestión de su solicitud y los años necesarios para cumplir con las obligaciones legales.
• Ejercicio de los derechos de los interesados: durante el tiempo necesario para resolver las solicitudes y al menos durante tres años para atender posibles reclamaciones.

3. ¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?

Cada tratamiento de datos tiene una base legal diferente, que se detalla a continuación:

• Imágenes con fines promocionales: consentimiento del interesado (RGPD art. 6.1.a).
• Ponentes/conferenciantes: ejecución de un contrato o medidas precontractuales (RGPD art. 6.1.b), cumplimiento de una obligación legal (RGPD art. 6.1.c), consentimiento del interesado (RGPD art. 6.1.a), interés legítimo del responsable (RGPD art. 6.1.f).
• Congresistas/inscritos profesionales: ejecución de un contrato o medidas precontractuales (RGPD art. 6.1.b), cumplimiento de una obligación legal (RGPD art. 6.1.c), interés legítimo del responsable (RGPD art. 6.1.f), consentimiento del interesado (si aplica) (RGPD art. 6.1.a).
• Invitados al congreso: interés legítimo del responsable (RGPD art. 6.1.f), cumplimiento de una obligación legal (RGPD art. 6.1.c), consentimiento del interesado (si aplica) (RGPD art. 6.1.a).
• Formulario de inscripción de la web: ejecución de un contrato o medidas precontractuales (RGPD art. 6.1.b), interés legítimo del responsable (RGPD Considerando 47, LSSICE art. 21.2).
• Formulario de alojamiento de la web: ejecución de un contrato o medidas precontractuales (RGPD art. 6.1.b).
• Formulario de contacto de la web: ejecución de un contrato o medidas precontractuales (RGPD art. 6.1.b).
• Formularios de patrocinio/colaboración de la web: ejecución de un contrato o medidas precontractuales (RGPD art. 6.1.b).
• Ejercicio de los derechos de los interesados: cumplimiento de una obligación legal (RGPD art. 6.1.c).

4. ¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos?

En función del tratamiento, se podrán ceder datos a los siguientes destinatarios:

• Imágenes con fines promocionales: Internet (redes sociales, plataformas de vídeo, sitios web) y otros medios de comunicación, siempre con consentimiento del interesado.
• Ponentes/conferenciantes: entidad propietaria del congreso para su organización y promoción, canales de comunicación del evento (programa oficial, web, redes sociales, medios de comunicación) con consentimiento del interesado.
• Congresistas/inscritos profesionales: entidad propietaria del congreso para la gestión de inscripciones, acreditaciones y seguimiento documental.
• Invitados al congreso: no se cederán datos a terceros salvo obligación legal; en caso de captación de imágenes individualizadas, solo con consentimiento del interesado.
• Formulario de inscripción: Administración Tributaria para obligaciones legales, y la entidad propietaria del congreso para gestión del evento.
• Formulario de alojamiento: Administración Tributaria y hoteles u otros prestadores de servicios de alojamiento.
• Formulario de contacto: no se cederán datos a terceros salvo obligación legal.
• Formularios de patrocinio/colaboración: entidad propietaria del congreso para la gestión del patrocinio o reserva de stand.
• Ejercicio de derechos: autoridades de control, organismos públicos y Defensor del Pueblo, según proceda.

5. Transferencias de datos a terceros países

• Imágenes con fines promocionales: podrán transferirse a redes sociales y sistemas de difusión promocional, con consentimiento explícito del interesado.
• Ponentes/conferenciantes: podrán transferirse a redes sociales y sistemas de difusión promocional, con consentimiento explícito del interesado.
• Congresistas, invitados, formularios de inscripción, alojamiento, contacto, patrocinio y ejercicio de derechos: no están previstas transferencias internacionales.

6. ¿Cuáles son sus derechos cuando nos facilita sus datos?

Cualquier persona tiene derecho a obtener confirmación sobre si en EUROCONGRES estamos tratando, o no, datos personales que le conciernan. Las personas interesadas tienen derecho a acceder a sus datos personales, así como a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos. Igualmente tiene derecho a la portabilidad de sus datos.

En determinadas circunstancias, los interesados podrán solicitar la limitación del tratamiento de sus datos, en cuyo caso únicamente los conservaremos para el ejercicio o la defensa de reclamaciones. Asimismo, podrán oponerse al tratamiento de sus datos por motivos relacionados con su situación particular, salvo por motivos legítimos imperiosos o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.

Podrá ejercitar sus derechos dirigiéndose a dpo@altabir.es o a la dirección C/ Luis Amador 26, Centro de Negocios Cámara de Comercio de Granada, P. 0 - Of. B.

Cuando el tratamiento esté basado en el interés legítimo, podrá oponerse al tratamiento con ese fin. Si ha otorgado su consentimiento para alguna finalidad concreta, tiene derecho a retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo a su retirada.

En caso de que sienta vulnerados sus derechos en materia de protección de datos personales, especialmente cuando no haya obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos, puede presentar una reclamación ante la autoridad de control competente a través de su web: www.aepd.es.